Thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp 

Phòng họp trực tuyến khác hoàn toàn so với phòng họp thông thường, nhất là thời đại công nghệ 4.0, vừa đảm bảo công năng chuẩn cho một phòng họp, phòng làm việc chung của một nhóm hay cá nhân. Vậy làm thế nào để thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp? Đừng quá lo lắng, bớt chút thời gian để tham khảo bài viết dưới đây nhé.

Tìm hiểu về phòng hợp trực tuyến là gì?

Trước hết cần phải hiểu rõ về tính năng của phòng họp trực tuyến như phòng họp bình thường khác. Đây được xem là nơi có không gian khá rộng rãi, dành riêng cho tố chức chứa đựng nhiều thành viên. Tuy nhiên, kèm theo vào đó, phòng họp trực tuyến còn có thêm chức năng kết nối hội thoại, hình ảnh trực tiếp giữa cá nhân hay nhóm người khác cách xa nhau về mặt địa lý bằng phần mềm thiết bị truyền thanh truyền hình.

Chính vì sở hữu hàng loạt chức năng ấy mà hiện tại phòng họp ngoài trang bị đầy đủ nội thất, còn được trang bị thêm nhiều thiết bị kỹ thuật như: màn chiếu, mic, tivi, loa, camera, thiết bị đầu cuối khác. Từ đó, nhằm phục vụ cho việc kết nối với nhiều người ở trong phạm vi phòng họp.

Thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp cần chú ý điều gì?

Để thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp, hiện đại, đầy đủ mọi chức năng, cần lưu ý một số vấn đề sau:

Nội thất phòng họp

Với mục đích đặt ra là để kết nối các cuộc họp lại với nhau. Vì thế, nội thất phòng họp trực tuyến thường hướng theo lối hiện đại, đơn giản hóa mọi chi tiết. Tuy nhiên, cần đảm bảo đầy đủ nội thất bao gồm: phòng bàn họp, ghế dành cho phòng họp,…

Thông thường thiết kế phòng họp trực tuyến hay sử dụng bàn hình oval, bán nguyệt để camera có thể dễ dàng chuyển động xoay toàn bộ không gian cho người tham gia. Đối với ghế phòng họp, bạn nên chọn ghế có tựa lưng cao vừa cỡ, không quá cao, không quá thấp sẽ làm cản trở đi tầm nhìn của người phía đối diện mình.

Về cách bố trí, sắp xếp nội thất bên trong phòng họp thì nên có hình vòng cung, hoặc hình chữ U. Từ đó, tập trung hơn nhìn về phía màn hình chính. Do vậy, cách sắp xếp phải bảo đảm yếu tố hợp lý cho việc lắp đặt các thiết bị trình chiếu thích hợp nhất không gian cũng như mục đích công việc tốt nhất.

Thiết kế màu sắc trong phòng họp trực tuyến

Màu sắc là yếu tố quan trọng trong thiết kế phòng họp trực tuyến, ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý con người, tăng độ trực quan sẽ khiến cho mọi người có cảm giác dễ chịu, thoải mái, không bị mất tập trung. Vì thế nên chọn những tông màu nhạt, màu trung tính khá tốt cho thị giác như: màu be, màu ghi, màu nâu, màu xám,… 

Đối với gam màu trung tính kéo theo chất lượng đường truyền đi tốt nhất và người nào tham gia vào cuộc họp hầu như cũng sẽ tập trung hơn khi đang xem hình ảnh hay video,…

Ánh sáng trong thiết kế phòng họp trực tuyến

Ánh sáng trong thiết kế phòng họp trực tuyến ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hình ảnh khi phát đi. Do vậy, cần chú ý đến yếu tố ánh sáng chiếu đèn, màu sắc tự động để có thể chọn màu tự nhiên phù hợp không gian phòng họp.

Phòng họp trực tuyến

Độ sáng trong phòng nên để ở mức 500 LUX, ánh sáng khác có thể để từ 50 đến 80 LUX, nhằm hiển thị tốt hơn trên màn hình (LUX đơn vị tính công suất dành cho ánh sáng, lượng ánh sáng chiếu ngay trên bề mặt. 1 LUX = 1 LUMEN/ m2. 1 LUX chính là cường độ ánh sáng có sẵn được tạo ra từ bởi ngọn nến đổ sáng trên chính bề mặt với góc độ 90 độ từ khoảng cách tính từ 1m).

Tuy nhiên, nên lưu ý thật kỹ, nhằm tránh xa ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera, làm ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh bị lóa. Ngoài ra, ánh sáng mặt trời cũng không tốt cho chính chất lượng hình ảnh. Do vậy, thiết kế phòng họp trực tiếp không nên để cửa sổ và chỉ nên để ở mức vừa đủ. Nếu như có cửa sổ thì bạn nên sử dụng rèm cửa để giảm thiểu đi phần ánh sáng tốt hoặc thêm lắp đặt camera quay nhiều hướng khác nhau với nguồn sáng.

Cách âm cho phòng họp trực tuyến

Thông thường các nhà thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp hay chú ý đến chế độ cách âm của phòng họp. Đây hoàn toàn là yếu tố với phòng họp đặc biệt này, phải có yếu tố ấy mới cách âm tốt để đường truyền không bị lẫn tạp âm, nghe nhau nói rõ ràng hơn.

Thiết bị đường truyền

Thiết bị đường truyền liên quan đến công nghệ và chất lượng âm thanh, màn chiếu, máy quay,… sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất năng lực làm việc. Vì thế, trong khi thiết kế phòng họp trực tuyến cần có sự hỗ trợ nhiệt tình, tận tình từ phía đơn vị kỹ thuật công nghệ chuyên nghiệp nhất.

8 bước lắp đặt các thiết bị trong phòng họp trực tuyến

Để phòng họp trực tuyến mang lại chất lượng tốt, cần phải lắp đặt đầy đủ các thiết bị bên trong phòng và trải qua 8 bước chính sau:

Bước 1: Xác định chính xác mục đích cần kết nối xem bao nhiêu điểm, căn cứ từ đó có thể lên giải pháp hoàn toàn đúng. Hiện tại đang có 2 mô hình chính là site to site (kết nối 2 điểm) và Multisites (kết nối 3 điểm trở lên).

Bước 2: Xác định lại ngân sách đầu tiên của bạn, đơn vị thiết kế thay bạn lên kế hoạch giải pháp nhanh chóng và chọn lựa ra thiết bị phù hợp.

Bước 3: Khảo sát phòng họp trực tuyến để xem số lượng người tham gia bao nhiêu, để lựa ra thiết bị phù hợp, đồng thời tiết kiệm chi phí, nhằm mang lại hiệu quả cao.

Bước 4: chọn thiết bị và nhà cung cấp để có hướng giải pháp.

Bước 5: Lên giải pháp, kế hoạch.

Bước 6: Xây dựng lại mô hình

Bước 7: Demo thiết bị, đơn vị thiết kế hoàn toàn mang đến cho bạn thiết bị ngay chính tại văn phòng của bạn, theo đó được demo miễn phí.

Bước 8: Lắp đặt thiết bị trong phòng họp, với đội ngũ chuyên môn dày dặn kinh nghiệm, chắc chắn khi bạn chọn cơ sở uy tín sẽ tiết kiệm khoản chi phí kha khá.

Kết luận

Phòng họp trực tuyến hiện đang được xem là giải pháp hoàn hảo cho phép người dùng có thể kết nối giao tiếp hay hội họp lại với nhau, không phân biệt địa lý, giống như đang được giao tiếp ngay chính tại một không gian vậy. Chúc các bạn sở hữu phòng ưng ý nhất. Nếu bạn đang có nhu cầu thiết kế văn phòng trọn gói tại khu vực TpHCM, liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ. Hotline: 0908 636 098.